Fot. D. Stańda

Wyobraźmy sobie osobę chcącą załatwić urzędową sprawę. Korzystając z przerwy w pracy, udaje się do instytucji. Nie musi jednak opuszczać firmy, bo urząd może odwiedzić wirtualnie, na ekranie swojego komputera. Chociaż "zastaje" tam długą kolejkę, nie denerwuje się - petenci są obsługiwani bardzo szybko w wielu czynnych okienkach. Jest to możliwe, ponieważ urzędnicy zostali "teleportowani" z odległej, aktualnie mało obłożonej placówki. Dodatkowo nasz bohater na załatwienie swojej sprawy czeka tylko kilka dni. W administracji funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów - interesant nie musi czekać na przesłanie czy przeniesienie dokumentów.

Ważny jest cel

Opis ten nie jest wcale utopijną wizją. Tak rzeczywiście mogłaby wyglądać administracja, jeśli zostałyby zrealizowane chociaż niektóre z pomysłów studentów, które powstały w ramach projektu RNA - Rozwiązania Nieoczekiwane dla Administracji. Projekt, zorganizowany przez Instytut Badań Systemowych i Centrum Zastosowań Matematyki Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk oraz Wyższą Szkołę Informatyki Stosowanej i Zarządzania, odbywał się podczas Letnich Praktyk Badawczych w 2008 roku. Jego uczestnicy zastanawiali się nad tym, jakie nowoczesne rozwiązania IT mogą być w przyszłości wykorzystane w administracji publicznej i w jakim stopniu mogą ją zmienić. Badania zostały zlecone przez dużą firmę informatyczną, realizującą projekty dla sektora publicznego, a powstałe koncepcje miały stać się podstawą prac centrum badawczo-rozwojowego firmy.

Projekt RNA opierał się na założeniu, że administracja zmienia się tak jak inne dziedziny życia. Dlatego ważnym elementem badań stała się obserwacja światowych trendów ekonomicznych, politycznych, społecznych, a przede wszystkim informatycznych. Ważnym czynnikiem stało się ustalenie kierunku i natężenia przyszłych zmian oraz ich wpływu na funkcjonowanie instytucji - propozycje studentów musiały bowiem o krok wyprzedzać rzeczywistość. Przykładem może być tu tendencja do przejścia na elektroniczne formy płatności, które mają całkowicie wyprzeć z rynku banknoty papierowe (patrz ramka: "Czy pieniądze znikną z obiegu"). W takiej sytuacji jednak niechętni elektronicznym "pieniądzom" urzędnicy musieliby zaakceptować tę formę płatności.

Kolejnym etapem badań była analiza technologii stosowanych obecnie, a także tych całkiem nowych, dopiero wchodzących na rynek i próba odpowiedzi na pytania, czy i w jaki sposób mogą być wykorzystane przez administrację publiczną.

Wirtualne okienko

W jaki więc sposób stworzyć świat opisany na wstępie? Aby możliwa była "teleportacja" pracowników, konieczne jest przeniesienie administracji do wirtualnego świata. Urzędnik zamiast fizycznie przychodzić do pracy, logowałby się w domu do specjalnego systemu (oczywiście mógłby siadać do komputera także i w miejscu pracy). Z systemu korzystaliby także petenci. Po czasie potrzebnym na popularyzację mógłby on stać się głównym kanałem kontaktu z urzędem. Korzyść odnieśliby nie tylko interesanci, ale i pracownicy instytucji. System umożliwiałby organizowanie wirtualnych spotkań - uczestniczące w nich osoby byłyby automatycznie, o umówionej porze, przenoszone do internetowych pokojów. Bez spóźnień i konieczności dojazdów, praca stałaby się wydajniejsza.

Przyszłość instytucji publicznych należy do wirtualnych światów. Swojej wizytówki w grze Second Life doczekał się m.in. Urząd Miasta Wrocławia, jednak na możliwość załatwienia tą drogą jakiejkolwiek urzędowej sprawy wrocławianie muszą jeszcze poczekać.

Drugim czynnikiem niezbędnym do realizacji pomysłu jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w administracji. Uczestnicy projektu zaproponowali, aby do wprowadzenia e-obiegu wykorzystać technologię e-papieru (patrz ramka: "Co to jest e-papier"), czyli wyświetlacza najbardziej w obecnej chwili zbliżonego do tradycyjnego papieru. Nie daje on "efektu świecenia", nie wymaga też odświeżania ekranu. Czytniki do e-papieru, dzięki dotykowym ekranom czy technologii bezprzewodowej łączności, są narzędziami interaktywnymi. Ta cecha pozwala na skonstruowanie e-pieczątki - urządzenia służącego do oznaczenia e-papieru (tak jak stawia się zwykłą pieczątkę na tradycyjnym papierze). Takie rozwiązania pozwolą na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, tylko minimalnie zmieniając przyzwyczajenia urzędników. Będą oni mogli pracować z dokumentami wyglądającymi jak wydruki, nie zmieni się też możliwość korzystania z pieczątki, jednego z głównych atrybutów władzy.

Urząd w e-społeczeństwie

Realizowany przez studentów projekt RNA nie oznaczał jedynie tworzenia futurystycznych wizji i rewolucyjnych pomysłów, uczestnicy analizowali bowiem aktualne trendy i dostępne dziś technologie, a także zwracali uwagę na bieżące problemy administracji. Największy z nich to, według diagnozy uczestników badań, brak współpracy między poszczególnymi komórkami. Rozwiązaniem tego problemu może być portal społecznościowy Nasza-Administracja.pl,
inspirowany serwisem Nasza-klasa.pl, który pozwoliłby stworzyć sieci kontaktów wewnątrz administracji. Takie narzędzia jak lista znajomych, czaty, fora, blogi, fotoblogi, galerie zdjęć miałyby pomóc "połączyć" osoby z różnych działów, departamentów, ministerstw i w konsekwencji umożliwić łatwiejszą współpracę. Warto dodać, że z podobnych rozwiązań z powodzeniem korzystają już dziś niektóre korporacje. Dynamiczny rozwój portali społecznościowych w ostatnich latach zainspirował osoby biorące udział w projekcie do dalszych poszukiwań w tym właśnie obszarze. W efekcie powstało jeszcze kilka koncepcji wykorzystania narzędzi społecznościowych do poprawy działania administracji. Jedna z nich to portal, którego zadaniem jest zbliżenie administracji do obywatela. Byłoby to miejsce, w którym mieszkańcy mogliby wyrazić swoje opinie na temat władzy lokalnej i podejmowanych przez nią decyzji, składać propozycje zmian, popierać bądź krytykować propozycje innych. Istotne jest, aby urzędnicy korzystali z propozycji z portalu, do tego służyć ma narzędzie zbierające i agregujące informacje. Jak widać, rozwiązania stosowane w biznesie i rozrywce studenci chętnie widzieliby także i w instytucjach publicznych.

Uczestnicy projektu sprawdzili także, jakie narzędzia są wykorzystywane (i sprawdzają się) w administracjach innych krajów. W tym kontekście warto wspomnieć o realizowanym w Wielkiej Brytanii projekcie Connecting for Health (patrz ramka: "Connecting for Health - służba zdrowia po brytyjsku"). Jest to bardzo ambitny plan informatyzacji publicznego systemu zdrowotnego, obejmujący m.in. rejestrację usług medycznych, kart zdrowia pacjentów czy też umawiania wizyt lekarskich przez Internet. Wnioski z realizacji tego przedsięwzięcia zdecydowanie powinny zostać uwzględnione przy projektowaniu rozwiązań dla polskiej służby zdrowia.

Portale, na których mieszkańcy mogliby wyrazić opinie na temat władzy lokalnej i podejmowanych przez nią decyzji, to już domena teraźniejszości. Z takich narzędzi mogą już korzystać na przykład katowiczanie, dla których stworzono internetową platformę konsultacji społecznych.

Sieć drugiej generacji

Zakres działań administracji publicznej został w projekcie badawczym ujęty bardzo szeroko. Jego uczestnicy zwrócili też uwagę na problemy nauki i narastający szum informacyjny utrudniający odnalezienie najnowszych, interesujących i wiarygodnych wyników naukowych. Studenci zaproponowali stworzenie w Internecie nowego systemu oceny wartości publikacji naukowych. Miałby on wykorzystywać narzędzia stosowane w systemach rankingowych w Sieci, dzięki którym użytkownicy sami decydują, co im się podoba, a co nie.

Widać, że proponowane rozwiązania czerpią pełnymi garściami z "rewolucji" Web 2.0. Przetoczyła się ona przez Internet zmieniając jego oblicze - użytkownicy stali się twórcami. Najważniejszymi jej osiągnięciami są portale społecznościowe (np. Nasza-klasa.pl), wirtualne światy (SecondLife.com), blogi, serwisy typu YouTube.com czy Wikipedia - encyklopedia tworzona przez samych internautów. Studenci łatwo dostrzegli możliwość zastosowania podobnych mechanizmów także w administracji.

Ostatnio okazję ku temu zobaczyły także rządy najbardziej rozwiniętych krajów świata. W lutym 2009 roku, a więc już po zakończeniu realizacji RNA, w Wielkiej Brytanii opublikowano raport "Power of Information Taskforce Report", którego autorzy rekomendują, by urzędnicy korzystali z narzędzi Web 2.0. Podobne podejście ma nowo powołany główny informatyk USA (Chief Information Officer), który udostępnił całą wiedzę administracji, tak by w oparciu o nią obywatele sami tworzyli własne serwisy. W taki sposób powstała inicjatywa Apps for Democracy, w ramach której powstało już kilkadziesiąt aplikacji.

Opisaliśmy tu najważniejsze pomysły studentów na to, jak można kreatywnie wykorzystać nowoczesne technologie pożytkowi publicznemu. Oczywiście, nie wszystkie te propozycje można wdrożyć, ze względu chociażby na obecne przepisy. Niektóre narzędzia pozwalające na wymianę informacji z władzami lokalnymi już funkcjonują - np. władze Poznania i Katowic uruchomiły internetowe platformy konsultacji społecznych. Nie wiadomo, w jakim stopniu w praktyce przyjmą się inne pomysły studentów. Z całą pewnością dają one świeże spojrzenie na problem informatyzacji administracji publicznej.

Juliusz Fiedler jest studentem ostatniego roku Wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego. Podczas Letnich Praktyk Badawczych w 2008 roku prowadził m.in. projekt RNA.

Szymon Piłat jest studentem Wydziału Fizyki Uniwersytetu Warszawskiego. Zajmuje się m.in. analizą sygnałów oraz problematyką bezpieczeństwa i pozyskiwania danych. Od kilku lat współpracuje z PAN przy organizacji Letnich Praktyk Badawczych.

Kamil Kulesza jest adiunktem w Instytucie Badań Systemowych PAN, związany jest również z University of Cambridge. W swojej pracy badawczej zajmuje się zagadnieniami związanymi z informatyką i zastosowaniami matematyki, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa informacji. Jest też zaangażowany w Letnie Praktyki Badawcze PAN od momentu ich powstania.