Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Sławomir Wojciechowski

Informatyzacja procesów rejestracji stanu cywilnego

Do usprawniania załatwiania spraw administracyjnych wykorzystuje się technologie cyfrowe. Dane statystyczne pokazują, że mimo wielu nakładów organizacyjnych i finansowych wdrożone innowacje nie są wykorzystywane na masową skalę.

Rys. B.Brosz
Rys. B.Brosz

Wszechobecny papier nadal dominuje jako podstawowy nośnik informacji w aministracji publicznej. Powodów takiej sytuacji jest wiele i są one złożone. Wyszczególnienie wszystkich wykracza poza ramy niniejszego opracowania. Wymienić jednak należy te, które – jak zauważono w trakcie analizy zagadnienia – najczęściej występują w trakcie projektowania nowych e-usług.

Bariery w informatyzacji 

Do najważniejszych ograniczeń w cyfryzacji należy brak analizy odbiorców usług pod kątem ich upodobań i przyzwyczajeń oraz struktury populacji. Prawie wszystkie e-usługi są opracowywane przy założeniu, że kontakt klienta z urzędem będzie odbywał się przy wykorzystaniu komunikacji elektronicznej (na odległość). Dane statystyczne od wielu lat uwidaczniają, że mimo intensywnych kampanii społecznych, zaawansowanych technologii i coraz to nowszych e-usług odsetek pism kierowanych do organów administracji publicznej elektronicznie jest niewspółmiernie mały względem komunikacji bezpośredniej (wizyta w urzędzie). W przypadku administracji samorządowej dane pokazują, że na 100% pism wpływających do urzędów gmin zaledwie 4% to pisma wnoszone drogą elektroniczną (przez ePUAP). Liczba pism kierowanych elektronicznie od osób fizycznych jest jeszcze mniejsza – stanowi zaledwie 2%. 
Analiza danych dotyczących przepływu klientów urzędów gmin wskazuje, że ok. 80% spraw inicjowanych jest wskutek bezpośredniego kontaktu klienta z urzędem. Niezbędne zatem jest to, aby opracować rozwiązania, które pozwolą na zastosowanie nowoczesnych technologii informatycznych także w sytuacjach, gdzie klient osobiście odwiedza urząd. To bardzo ciekawe zagadnienia, które niestety nie są w obszarze polskiej administracji dostrzegane i gruntownie przebadane. Wiedza na ten temat ma jednak fundamentalne znaczenie dla późniejszego efektu wdrożenia kolejnych rozwiązań w zakresie e-administracji. Zaniedbanie tego aspektu jest nie do przyjęcia w sektorze biznesowym, gdzie analiza potrzeb klienta jest podstawowym elementem każdego opracowania nowego produktu. Informacje dotyczące struktury grupy klientów są danymi o znaczeniu strategicznym i mają główne znaczenie przy opracowywaniu strategii każdej firmy komercyjnej.

Nowa koncepcja usług stanu cywilnego

Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych (dalej: OPOS), dostrzegając wskazane powyżej uwarunkowania, przygotowało innowacyjną koncepcję rozwoju usług z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Polega ona na opracowaniu i wdrożeniu rozwiązań prawnych i technologicznych, które umożliwią ograniczenie ilości wytwarzanej w urzędach stanu cywilnego (dalej: usc) dokumentacji papierowej poprzez wykorzystanie funkcji nowych e-dowodów. Wybór tego obszaru działalności administracji samorządowej nie jest przypadkowy. Wynika z tego, że procesy rejestracji stanu cywilnego realizowane są przy wykorzystaniu jednego systemu teleinformatycznego – rejestru stanu cywilnego. Z tego względu wystarczy, aby zmiany przeprowadzić w jednym systemie, co umożliwi ich wykorzystanie w każdym urzędzie.
W chwili obecnej uwarunkowania prawne1 powodują, że w procesach rejestracji stanu cywilnego wytwarzana jest bardzo duża liczba dokumentów papierowych (protokoły, zaświadczenia, zapewnienia, odpisy itp.). Na przestrzeni roku we wszystkich usc w Polsce rejestruje się ok. 1 mln aktów stanu cywilnego2. Taka liczba powoduje, że w ciągu roku generowanych jest ponad 3 mln kartek papieru. W skali jednego roku daje to ponad 13 tys. ryz papieru, średnio 1500 kartek na jeden usc. Z wytwarzaniem tak znaczącej ilości dokumentacji papierowej wiążą się znaczące koszty finansowe. Dotyczą one zarówno kosztów rzeczowych (papier, urządzenia do drukowania, materiały eksploatacyjne, zasilanie, miejsce do przechowywania, konserwacja dokumentów itp.), jak i kosztów osobowych (koszty pracy przy wytwarzaniu dokumentów, czas pracy). Powstawanie tak dużej ilości dokumentacji papierowej wiąże się również z koniecznością zapewnienia w urzędach stanu cywilnego rozwiązań organizacyjnych i lokalowych umożliwiających przechowywanie akt zbiorowych i akt sprawy. 

Konieczność generowania dokumentów papierowych wpływa także na wydłużony czas realizacji usług związanych z rejestracją stanu cywilnego. Klienci muszą czekać, aż dane niezbędne do realizacji poszczególnej usługi zostaną ręcznie wprowadzone do systemu, następnie zostanie wydrukowany dokument i złożą pod nim podpisy. W celu ograniczenia powyższych czynników, które w ocenie kierowników usc negatywnie wpływają na jakość usług rejestracji stanu cywilnego, pomocne będzie wykorzystanie rozwiązań oferowanych w nowych dowodach osobistych.

[...]

Autor jest kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej