Janina Kosmanzastępca burmistrza Łasku; Fot. Archiwum prywatne

IT w Administracji: Z jakich powodów zdecydowali się Państwo na wdrożenie projektu "Zintegrowany system informatyczny w Łasku" i jakie są jego efekty?

Janina Kosman: Byliśmy urzędem zagrożonym wykluczeniem informatycznym. Nie mieliśmy żadnej sieci komputerowej, nawet w księgowości, doskwierał nam starzejący się sprzęt. Brakowało jednak pieniędzy na inwestycje, wiedzieliśmy więc, że musimy szukać środków na zewnątrz.
A żeby to zrobić, należało najpierw stworzyć nowatorski projekt. Inspiracją w tym zakresie były dla nas osiągnięcia Urzędu Miasta Częstochowa.

Bezpośrednim efektem wdrożenia projektu był zakup, instalacja i konfiguracja sieci teleinformatycznej, sprzętu i oprogramowania zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie gminą oraz systemu elektronicznego obiegu dokumentów, punktów publicznego dostępu do Internetu, urządzeń typu LAN/WAN i komputerów dla pracowników. Powstał również portal www.bip.lask.pl.

Czy mają Państwo sygnały od interesantów i od samych urzędników, że teraz jest lepiej, szybciej, wygodniej?

J.K.: Interesanci obsługiwani są przez profesjonalny, nowoczesny urząd - szybszy jest dostęp do informacji i krótszy czas załatwiania spraw. Mieszkańcy chwalą nas, że w jednym miejscu - Biurze Obsługi Interesanta - otrzymują wszystkie informacje, o które poprzednio musieli ubiegać się w różnych wydziałach urzędu. Dzięki portalowi www.bip.lask.pl mogą dowiedzieć się, jakie są niezbędne dokumenty do załatwienia danej sprawy i jak należy wypełnić formularz. Korespondencja dociera równocześnie do wszystkich "zainteresowanych" nią pracowników, a to pozwala sprawnie rozpatrywać wnioski. Jesteśmy przygotowani do przyjmowania dokumentów z elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Niestety, dotychczas nasi klienci nie korzystali z tej możliwości, ale sądzę, że to tylko kwestia czasu. Dzięki systemowi informatycznemu szybko uzyskujemy dane dotyczące budżetu, zarówno te związane z dochodami, jak i środkami na inwestycje. To pozwala na dobre zarządzanie gminą.

Podkreślają Państwo, że dzięki wsparciu projektu w 75% środkami unijnymi wdrożenie trwało zaledwie rok, a nie kilka lat. W jaki sposób udało się pozyskać blisko 600 tysięcy złotych dofinansowania? I jak najlepiej się do tego zabrać?

J.K.: W przygotowaniu wniosku pomagała nam firma EF Consultancy sp. z o.o., która miała już wówczas doświadczenie w informatyzacji urzędów i ściśle współpracowała z naszym informatykiem. Bardzo ważne jest, by przy tworzeniu wniosku współpracowała osoba znająca specyfikę urzędu, potrzeby wydziałów i powiązania różnych stanowisk, ogarniająca całość pracy i na tyle zdeterminowana, aby nie poddać się przy pierwszych trudnościach.

[...]

Rozmawiała Katarzyna Bielińska-Kuniszewska