Kiedy szybko chcemy znaleźć list sprzed roku albo dokument, którego nazwy nie pamiętamy, często długo przeszukujemy katalog po katalogu czy e-mail po e-mailu. Okazuje się, że nawet dobra hierarchiczna organizacja dokumentów zawodzi, jeśli dane przekroczą pewną wielkość. Wtedy najskuteczniejsze okazują się wyszukiwarki, których działanie przypomina bazę danych czy popularne wyszukiwarki internetowe.

Zasada działania

Dzięki takiemu sposobowi pracy wyszukiwarek indeksowych nie musimy pamiętać ani czasu utworzenia pliku, ani miejsca, w których go zachowaliśmy. A co najciekawsze, nie musimy nawet znać jego nazwy. Wystarczy, że pamiętamy jakieś słowo, które znalazło się w treści. Oczywiście to ułatwienie nie ma zastosowania w przypadku plików graficznych czy zbiorów dźwiękowych - w ich wypadku musimy pamiętać przynajmniej fragment nazwy. W przypadku fotografii możemy zostać zmuszeni do wprowadzania dodatkowych opisów w nazwach plików czy zawierających je folderów. Co zatem ma zrobić informatyk, aby każdy urzędnik mógł skorzystać z dobrodziejstw, jakie oferują wyszukiwarki indeksowe? Okazuje się, że stosunkowo niewiele: wystarczy wykonać kilka prostych czynności.

Darmowe i płatne aplikacje

Najprościej mają użytkownicy systemów Windows Vista i Windows 7. Tutaj zaawansowany system wyszukiwania o nazwie Windows Search jest już wbudowany w system operacyjny. Wystarczy wejść w menu Start (opis odnosi się do Windows Vista) i wpisać wyszukiwaną frazę. Albo… można jeszcze prościej: w dowolnym oknie Eksploratora Windows wystarczy rozpocząć wyszukiwanie w polu, które znajduje się w prawym górnym rogu okienka. Dostęp do rozbudowanego okna wyszukiwania uzyskamy po naciśnięciu klawiszy [Win]+[F].

W przypadku użytkowników systemu Windows XP, który wciąż jest bardzo popularny w wielu urzędach, funkcję wyszukiwania należy doinstalować wraz z osobnym polskim pakietem językowym. Darmowym programem, który Microsoft proponuje także dla firm, jest Windows Search 4.0 - odpowiednik mechanizmu wbudowanego w nowsze systemy giganta z Redmond. Alternatywą mogą być programy innych producentów. Warte uwagi są darmowy Google Desktop dla firm oraz płatne aplikacje Copernic Desktop Search Professional (ok. 165 zł w Polsce) i X1 Professional Client (50 USD).

Programy komercyjne można wykluczyć z naszego pola zainteresowania. Problemem może być ich cena, kłopotliwe procedury zakupu oraz brak polskiej wersji językowej. Warto jednak pokusić się o dokładniejszą analizę i porównanie darmowych narzędzi. Mogą się bowiem pojawić pytania: co jest lepsze dla systemu XP? Czy lepiej polegać w Viście na wbudowanym mechanizmie, czy może jednak zainstalować aplikację Google Desktop? Porównajmy zatem oba mechanizmy.

[...]

Autor jest dziennikarzem, publikuje w prasie komputerowej.