Kolaż: W. Benicewicz

Technologia gna nieubłaganie do przodu. W dzisiejszych czasach, dzięki różnym rozwiązaniom informatycznym i telekomunikacyjnym, możliwe jest załatwienie wielu spraw na odległość, w wybranym czasie, w niemal dowolnej lokalizacji. Dotyczy to przede wszystkim instytucji bankowych, finansowych, ubezpieczeniowych czy firm komercyjnych. Przeciwieństwem jest administracja publiczna. Urzędnicy niejednokrotnie mają ręce "związane" przepisami prawa, które nie nadąża za rozwojem techniki. Niektóre urzędy starają się wdrażać nowoczesne rozwiązania, inne - tkwią głęboko w przestarzałej organizacji. Podstawy działania zarówno urzędów nowoczesnych, jak i tych "papierowych" mają wspólny mianownik - instrukcję kancelaryjną.

Od kilku lat na forach dyskusyjnych, konferencjach oraz w licznych publikacjach pojawia się temat archaicznych przepisów dotyczących instrukcji kancelaryjnej. Krytyka jest głośna i powszechna. Biorąc pod uwagę zmiany prawne dotyczące środków komunikacji elektronicznej, które nastąpiły w ciągu ostatnich kilku lat, a także te dopiero projektowane, panuje zasadnicza zgoda co do konieczności zmiany instrukcji kancelaryjnych. Problem opracowania nowej instrukcji okazuje się jednak o wiele większy, niż by nam się zdawało.

Zakasać rękawy

Tok wielu dyskusji i analiz pokazuje, że nowa instrukcja powinna być niezwykle elastyczna: ma regulować sprawy związane z obiegiem papierowym oraz elektronicznym mimo niejasnego otoczenia prawnego. Co więcej, musi zawierać rozwiązania mieszanego obiegu dokumentacji (papierowej i elektronicznej). Powinna też pozwolić na kontynuację dotychczasowego dorobku wielu urzędów administracji publicznej już stosujących e-obiegi dokumentów. Chodzi bowiem o to, by wykorzystywać "dobre praktyki" tych instytucji, a nie "burzyć" przyjęte rozwiązania. Przepisy dotyczące nowej instrukcji powinny więc mieć charakter "ponadczasowy", umożliwiając jednocześnie funkcjonowanie jednostkom o mniejszej świadomości informatycznej.

W pierwszym kwartale 2009 r. rozpoczął prace zespół roboczy powołany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych w porozumieniu z MSWiA. Celem tych działań jest wypracowanie uniwersalnej instrukcji dla urzędów zinformatyzowanych oraz tych, które dopiero będą rozwijać się w tej materii. Co istotne - w zespole znaleźli się przedstawiciele urzędów zarówno samorządowych, jak i rządowych - mających już doświadczenia w wykorzystaniu systemów do zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Dla kogo instrukcja

Nowa instrukcja ma być dokumentem zarówno dla nowoczesnego, zinformatyzowanego urzędu, jak i dla jednostki obsługującej obywateli i wewnętrzną korespondencję w tradycyjny sposób - na papierze.

[...]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest kierownikiem Biura ds. Elektronicznego Urzędu w Urzędzie Miasta Łodzi.

Autorka jest absolwentką Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego. Pracuje jako główny specjalista w Biurze ds. Elektronicznego Urzędu Miasta Łodzi.