Termin "inwentaryzacja" wiąże się przede wszystkim z finansami. Oznacza czynności rachunkowe polegające na sporządzeniu spisu z natury składników majątkowych. Istotnym celem inwentaryzacji jest ukazanie różnic między stanem rzeczywistym a tym, który wynika z ewidencji. Z czasem pojęcie to zostało wprowadzone do innych dziedzin, między innymi do teleinformatyki. Tak więc możemy przyjąć, że inwentaryzacja zasobów IT to ogół czynności związanych z ustaleniem rzeczywistego stanu infrastruktury informatycznej w określonym miejscu. Może obejmować cały urząd, wydział lub też komórkę organizacyjną. Operacja ta bardzo często w praktyce nazywana jest także audytem sprzętu komputerowego. Informacje pozyskane za pomocą inwentaryzacji mogą być opracowane - w zależności od potrzeby - w formie papierowej i elektronicznej.

(Nie)obowiązkowa ewidencja

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 65, poz. 565) nie nakłada na administratora IT obowiązku prowadzenia rejestru czy oprogramowania. Konieczne jest jednak zgłaszanie każdej zmiany w systemie teleinformatycznym do Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów Publicznych. Z tego powodu przydatne mogą okazać się szczegółowe informacje dotyczące elementów infrastruktury informatycznej oraz zainstalowanych aplikacji. Wyniki inwentaryzacji mogą być użyteczne w razie ewentualnej kontroli instytucji czy oględzin urządzeń informatycznych.

Wynik inwentaryzacji to dobry punkt wyjścia do oceny stopnia zaawansowania technicznego infrastruktury komputerowej urzędu. W ten sposób można w miarę precyzyjnie zaplanować środki finansowe na modernizację IT. Pamiętać należy, że inwestycje na rozwój informatyzacji odgrywają istotną rolę - urząd świadczy usługi dla obywateli i nieodzowna jest szybkość w ich realizacji. A jej gwarancją - sprawna infrastruktura IT. Dzięki inwentaryzacji zyskujemy wiedzę dotyczącą konkretnych jej elementów. Informacje te mogą być przydatne do oceny poziomu wykorzystania sprzętu w instytucji oraz w poznaniu potrzeb jednostki w tej materii. Bardzo często tego rodzaju dane są niezbędne w procesie przygotowywania specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego.

W organach administracji publicznej ważną rolę odgrywa też gospodarne zarządzanie środkami finansowymi, które przecież pochodzą z podatków. Jedną z kluczowych kwestii jest odpowiedzialność karna i finansowa za posiadanie nielegalnego oprogramowania. W uzyskaniu informacji o takim stanie rzeczy może być pomocna inwentaryzacja. Również wdrażanie nowych systemów operacyjnych czy też specjalistycznych aplikacji wymaga szczegółowej wiedzy o posiadanych komputerach, którą uzyskać możemy dzięki spisowi.

[...]

Autor jest menedżerem, specjalistą public relations, dziennikarzem zajmującym się tematyką techniczną i przemysłową. Twórca publikacji o nowoczesnych narzędziach zarządzania organizacjami oraz pozyskiwaniu środków finansowych z funduszy unijnych.