Doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej zostało przewidziane bezpośrednio w art. 391 kodeksu postępowania administracyjnego (DzU z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Co prawda, do przepisu tego wkradła się pewna nieścisłość - nie przewiduje on bowiem literalnie doręczenia dokumentu elektronicznego, mówi natomiast o doręczeniu środkami komunikacji elektronicznej - jednak jest to prawdopodobnie jedynie błąd terminologiczny i nie ma większego znaczenia.

Dużo ważniejszy jest natomiast przepis mówiący o tym, że doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego jest obecnie jedynie uprawnieniem, nie zaś obowiązkiem organu (391 § 1 kpa). Nawet jeśli strona postępowania wystąpiła do organu administracji publicznej o takie doręczenie lub też wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, urząd może nie skorzystać ze swojego uprawnienia. Takie działanie wydaje się sprzeczne z ideą informatyzacji, ale jest dopuszczone na mocy obowiązującego prawa. Należy jednak mieć tu na uwadze, że projektowana nowelizacja kpa ma zmienić uprawnienie organu na obowiązek.

Dylematy z certyfikatem

Wymagania dotyczące dokumentów, które wydawane są w postępowaniu administracyjnym, określone są różnymi przepisami kpa. Najwięcej kontrowersji budzi możliwość doręczenia w formie dokumentów elektronicznych decyzji, postanowienia i wezwania. Nie jest ona dopuszczona wprost w kpa. Decyzja przygotowana w formie dokumentu elektronicznego musi spełniać warunki przewidziane w art. 107 kpa: "decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi".

[...]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest kierownikiem Biura ds. Elektronicznego Urzędu w Urzędzie Miasta Łodzi.

Autorka jest absolwentką Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego. Pracuje jako specjalista w Biurze ds. Elektronicznego Urzędu Miasta Łodzi.