Otym, w jakiej formie należy wnieść podanie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, mówi art. 63 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (DzU z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). I tak - podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu, a także ustnie do protokołu. Zasada pisemności postępowania administracyjnego mówi, że organ ma obowiązek zachowania pisemnej formy wszystkich czynności związanych z postępowaniem. Niestety, zarówno sformułowania przepisów kpa, jak i ustawy o podpisie elektronicznym mogą podać w wątpliwość realizację tej zasady przy wykorzystaniu dokumentu elektronicznego. Wynika to z faktu, iż zasada pisemności bardzo często utożsamiania jest wyłącznie z dokumentem sporządzonym na piśmie. Z jednej strony przyjmuje się, iż wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego powinno zostać potwierdzone dokumentacją pisemną (na papierze?). Stanowić to będzie gwarancję przestrzegania przez organ zasady skargowości, wymaganej do wszczęcia postępowania w danej sprawie1. Z drugiej strony uważa się, że opatrzenie dokumentu elektronicznego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego realizuje zasadę pisemności postępowania administracyjnego2.

Równoważność dwóch form

Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego zostało w kpa wprost zrównane z podaniem wniesionym w formie papierowej przy spełnieniu warunków określonych w art. 63 § 3a kpa. W tym momencie zasadne staje się pytanie o formę elektroniczną innych dokumentów przewidzianych w kpa. Gdyby przyjąć, iż dokument elektroniczny podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem realizuje zasadę pisemności oraz wprowadzić stosowne zmiany w art. 14 kpa, być może nie byłoby takiego dylematu.

[...]