Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Paweł Wlezień

Nadzorowanie czynności kancelaryjnych w EZD

Nadzór ogólny nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej pełni kierownik jednostki. Realizacja tego obowiązku byłaby niemożliwa bez odpowiednich normatywów wewnętrznych i doświadczenia koordynatora czynności kancelaryjnych, m.in. w zakresie korzystania z EZD.

W instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU nr 14, poz. 67; instrukcja kancelaryjna z 2011 r.) pojawiła się nowa funkcja koordynatora czynności kancelaryjnych (koordynator). Osoba na tym stanowisku wyznaczana jest bezpośrednio przez kierownika organizacji w celu bieżącego sprawowania nadzoru w jego imieniu. Koordynator ma zatem dosyć wysoką pozycję w organizacji. W instrukcji kancelaryjnej wymieniono główne obszary, którymi powinien zajmować się koordynator. Pierwszym z nich jest dobór klas z wykazu akt, czyli nadzór nad poprawnością klasyfikowania spraw i dokumentów przez urzędników. Czynności klasyfikowania mają istotny wpływ na późniejsze wyszukiwanie dokumentów oraz ich kwalifikowanie, a więc faktyczne ustalanie długości ich przechowywania w organizacji. Drugim obszarem jest właściwe zakładanie spraw i prowadzenie akt. Koordynator nadzoruje kompletność akt i metadane, a szczególnie poprawne (w odpowiedniej postaci) gromadzenie akt zależnie od tego, czy sprawa prowadzona jest w formie elektronicznej, czy papierowej. Rozróżnienie to jest ważne, ponieważ dokumenty i sprawy prowadzone elektronicznie powinny być opisywane odpowiednimi metadanymi i dołączane do akt spraw lub przyporządkowane do zbiorów dokumentacji nietworzącej akt sprawy.

Organizacja pracy koordynatora

W przepisach nie wymieniono metod pracy koordynatora. Na pierwszy rzut oka może się więc wydawać, że kontrola lub szeroko rozumiany nadzór powinien być głównym sposobem jego pracy. Ograniczanie się koordynatora do nadzoru, czyli wykrywania i wskazywania błędów, jest jednak niewystarczające. Czynności te powinny być bowiem uzupełnione, a może nawet poprzedzone działaniami doradczymi lub szkoleniowymi. Ważne, aby koordynator potrafił stworzyć taką atmosferę współpracy, aby pracownicy bez oporów zgłaszali mu problemy i zwracali się do niego o pomoc w zakresie stosowania zasad kancelaryjnych. Co więcej, dobry koordynator powinien wychodzić naprzeciw potrzebom pracowników, przeprowadzając odpowiednie szkolenia lub doradzając im jeszcze na etapie organizowania pracy urzędu, np. przez opiniowanie normatyw wewnętrznych z zakresu prac kancelaryjnych.

Mimo że w § 2 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. wskazano, że funkcję koordynatora powierza się archiwiście, to – jak wynika z uzasadnienia do tego rozporządzenia i późniejszych wyjaśnień opublikowanych na stronie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych – w zapisie tym chodzi jedynie o zachowanie zasady, by funkcję tę powierzyć osobie o odpowiedniej wiedzy i kwalifikacjach. Warto bowiem zauważyć, że zadania koordynatora i archiwisty pokrywają się w wielu aspektach, na obu stanowiskach wykorzystywane są też te same lub zbliżone narzędzia i metody postępowania.

W odróżnieniu od wcześniejszych instrukcji w obecnie obowiązującej nie wskazano odpowiedzialności kierowników komórek organizacyjnych za prawidłowość stosowania zasad kancelaryjnych. Trudno jednak wyobrazić sobie, aby przełożony nie odpowiadał za pracę podległych pracowników również w tym aspekcie, skoro jego odpowiedzialność za pracę komórki organizacyjnej jest bezdyskusyjna i umocowana zwykle w przepisach wewnętrznych, np. w regulaminie organizacyjnym.

Należy podkreślić, że koordynator powinien być powoływany nie tylko w przypadku, gdy jednostka wdrożyła system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), ale i wówczas, gdy urząd działa w sposób tradycyjny. W małych jednostkach koordynator może efektywnie zastąpić w zakresie nadzoru nad czynnościami kancelaryjnymi bezpośrednich przełożonych urzędników, jednak w większych organizacjach, gdzie pracuje kilkaset osób, leży to poza możliwościami fizycznymi i czasowymi takiej osoby, o ile nie będzie wspomagana narzędziami informatycznymi.

Narzędzia wykorzystywane przez koordynatora

W systemie EZD stworzonym przez Podlaski Urząd Wojewódzki (EZD PUW) koordynator ma możliwość korzystania w swej pracy z wielu funkcji: od dedykowanego dla niego narzędzia począwszy, przez różnego rodzaju raporty, a na bardziej uniwersalnych ułatwieniach kończąc. Ze względu na swoje zadania koordynator należy do tej nielicznej grupy pracowników, którzy mają dostęp do niemal wszystkich dokumentów w systemie EZD. Wyjątkiem są dokumenty chronione o specjalnym statusie, do których dostęp jest szczególnie ograniczony.

[...]

Autor od blisko 20 lat jest archiwistą zakładowym, w tym od kilkunastu lat – kierownikiem Archiwum Zakładowego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników i współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Prowadzi blog o tematyce archiwalnej i systemach EZD.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej