Projekt strony urzędowej powinien opierać się na dobrym - i zrealizowanym już - pomyśle i czerpać z doświadczeń serwisów komercyjnych. Webmaster nie może jednak zapominać, że witryna instytucji jest tworzona na potrzeby publiczne. Aby stworzyć ciekawą urzędową stronę, po pierwsze należy zmienić swój punkt widzenia i zacząć myśleć jak przyszły petent (internauta), a nie pracownik urzędu. Struktura strony musi być opracowana tak, by podczas budowy szablonu było przewidziane miejsce na wszystkie istotne informacje. Warto więc na wstępie zadać sobie kilka pytań:

• czego najczęściej internauci szukają, gdy wchodzą na stronę WWW placówki publicznej?
• jakie wzory druków możemy opublikować na urzędowej stronie i kto będzie odpowiedzialny za ich aktualizację?
• jakie informacje trzeba umieścić, by witryna była zgodna z przepisami prawa dotyczącymi danej placówki?
• w jaki sposób posegregować informacje, by można je było szybko znaleźć?
• co należy zrobić, by ograniczyć liczbę zapytań kierowanych np. do działu Informacja?

Gdy będziemy już znali odpowiedzi na tak postawione pytania, wtedy powinniśmy zacząć gromadzić treści, które zostaną wykorzystane w nowej witrynie. W kolejnym kroku należy określić, z jakich modułów i komponentów będzie się ona składać i gdzie będą ulokowane najważniejsze elementy. Warto rozrysować sobie na kartce różne warianty i przedyskutować je, najlepiej z osobami, które zawodowo zajmują się projektowaniem stron internetowych.

Specyfikacja strony internetowej

Jeśli mamy już opracowaną strukturę przyszłej witryny, obmyślony i przedyskutowany jej wygląd oraz funkcje, możemy przystąpić do napisania szczegółowej specyfikacji. Gotowy dokument należy przekazać do sprawdzenia kilku osobom - nie tylko informatykom. Chodzi o to, by już na tym etapie wyeliminować wszelkie późniejsze uwagi i niedopowiedzenia. Pamiętajmy, by zaznaczyć tu, na którym z pracowników jednostki będzie spoczywał obowiązek "wrzucania" na stronę przygotowanej treści, tak by wykonawca nie miał do nas pretensji, że coś nie zostało ustalone w umowie. Z tak przygotowaną specyfikacją można zacząć szukać wykonawcy - np. wśród pracowników jednostki. Jednak wykonanie serwisu można zlecić także firmie zewnętrznej lub rozpisać przetarg. Gdy strona WWW urzędu będzie wykonywana przez zatrudnionych tu informatyków, musimy mieć na uwadze fakt, że zapewne będą oni tworzyć ją w wolnym czasie, poza standardowymi codziennymi obowiązkami. Z tego powodu zwykle realizacja projektu znacznie się opóźnia. Jeśli więc mamy możliwość wydelegowania informatyków tylko do tego zadania, z pewnością będzie ono szybciej i lepiej zrealizowane.

Dodatkowe materiały

Z reguły, oprócz zamieszczenia w serwisie wszelkiego typu informacji tekstowych - w postaci dokumentów, opracowań, wzorów i formularzy pism - należy pomyśleć też o opublikowaniu materiałów graficznych, np. zdjęć budynku czy wnętrz. Nie zapominajmy, że prezentowanie w witrynie zdjęcia instytucji pochodzącego sprzed 10 lat będzie świadczyło o tym, że nic nie zmieniło się w jednostce od tylu lat. Dlatego też, jeżeli część budynków przeszła renowację - warto "pochwalić się" tym na stronie.

[...]

Autor jest specjalistą projektów internetowych, brał czynny udział w przedsięwzięciu "Sąd XXI wieku". Publikuje książki z zakresu budowy witryn internetowych oraz artykuły z pogranicza prawa i informatyki.