Trwające od 2011 r. przedsięwzięcie Wojewody Podlaskiego w zakresie udostępniania, wdrażania i utrzymania systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwanego EZD PUW, autorstwa pracowników Biura Informatyki Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, zyskuje coraz większe zainteresowanie i uznanie wśród podmiotów realizujących zadania publiczne. Wśród 277 partnerów znajdują się m.in. jednostki centralnej administracji rządowej, administracji rządowej i samorządowej w terenie, szkolnictwo wyższe, a także sądownictwo i szpitale. Z systemu EZD PUW korzysta obecnie ponad 62 tysiące użytkowników.

Fundamentem prac wdrożeniowych i drogowskazem przy tworzeniu procedur wewnętrznych są przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 r. nr 14, poz. 67). Podmioty tworzące własne instrukcje kancelaryjne przygotowują je także w oparciu o zapisy przedmiotowego rozporządzenia. Zapisy instrukcji kancelaryjnej (IK) po raz pierwszy w historii administracji umożliwiły zatrzymanie przekazania dokumentu papierowego na biurko prowadzącego sprawę i rozpoczęcie dokumentowania spraw w postaci elektronicznej. Zapisy tego rozporządzenia były w praktyce weryfikowane w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku (dalej: PUW) jeszcze w 2010 r. w ramach pilotażowego projektu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Pierwsze doświadczenia w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją i zatrzymanie w składzie chronologicznym dokumentu papierowego stanowiącego akta spraw dokumentowanych elektronicznie potwierdziły zasadność tworzonych przepisów. Jednak praktyka, skala wdrożeń, pojawiająca się problematyka i postępujący awans cyfrowy administracji publicznej wskazują potrzebę nowelizacji ww. aktu prawnego poprzez zmianę lub uszczegółowienie niektórych uregulowań.

Przepisy „przejściowe”

Wątpliwości interpretacyjne budzi zapis § 1 ust. 7 pkt 1 IK przewidujący zamianę sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w toku ich prowadzenia.

Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:

1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo
2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

Zgodnie z rekomendacją Zespołu EZD PUW zasadne wydaje się jedynie postępowanie zgodnie z punktem 2), czyli kontynuowanie kompletowania akt sprawy w jednej postaci, w papierowej teczce aktowej, co zapewni łatwość w dostępie do wglądu akt pracownikom w bieżącym prowadzeniu sprawy, a w przyszłości archiwistom.

Dokumentacja oznaczona klauzulą

W  przypadku dokumentowania spraw w postaci elektronicznej wszelka dokumentacja napływająca do podmiotu lub w nim wytworzona w postaci papierowej, stanowiąca akta spraw, powinna zostać umieszczona w składzie chronologicznym i w takim układzie być przekazana do archiwum zakładowego. Jak wskazuje praktyka, zarządzanie zasobem zgromadzonym w zbiorach składu chronologicznego przy wykorzystaniu systemu EZD PUW jest łatwe i przyjazne. Należy jednak zwrócić uwagę na szczególne postępowanie z przesyłkami zawierającymi informacje niejawne, przetwarzanymi na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1167), aktów wykonawczych oraz dokumentów wewnętrznych opracowanych na podstawie ustawy. W systemie EZD ewidencjonowany w rejestrze przesyłek jest jedynie ich wpływ, a następnie, z pominięciem otwarcia koperty i wykonania skanu dokumentu, wpływ przekazywany jest do kancelarii tajnej lub innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów niejawnych.

Przesyłka stanowiąca akta więcej niż jednej sprawy

Praktyczne problemy stwarza brak uregulowań w zakresie miejsca przechowywania przesyłki wpływającej w postaci papierowej, która stanowi element akt dwóch różnych spraw, przy czym jedna sprawa jest dokumentowana w sposób tradycyjny, a druga w EZD. We wskazanym przypadku niezbędne będzie sporządzenie kopii dokumentu papierowego. Pozostaje do rozstrzygnięcia, gdzie przechowywać oryginał, a gdzie kopię. Możliwe do zastosowania w tym przypadku mogłoby być kryterium wartości kategorii archiwalnej (kat. arch.) spraw. Miejsce przechowywania oryginału (skład chronologiczny lub teczka aktowa) ustalałoby się według kryterium, która sprawa (papierowa czy elektroniczna) ma wyższą kat. arch. Może się jednak zdarzyć, że sprawy papierowa i elektroniczna mają taką samą kat. arch. W Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim skłaniamy się do umieszczania oryginału w składzie chronologicznym.

[...]

Magdalena Sawicka jest kierownikiem Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje zespołem odpowiedzialnym za wdrażanie i rozwój jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.

Dorota Szymańska jest inspektorem wojewódzkim w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje Help Deskiem PUW, zajmuje się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.