Nawigacja:
Ścieżka:
Strona główna » Październik 2017 » E-urząd i prawo » Czas na praktyczne zmiany w instrukcji kancelaryjnej »Rozwiązujemy problemy z konfiguracją oraz obsługą aplikacji i sprzętu IT w urzędach.
Prezentujemy darmowe programy, które bez przeszkód można wykorzystać w urzędzie.
Magdalena Sawicka, Dorota Szymańska
Opublikowana w 2011 r. instrukcja kancelaryjna stanowi podstawę elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędzie. Po blisko siedmiu latach można jednak stwierdzić, że przepisy te nie są doskonałe i wymagają nowelizacji.
Trwające od 2011 r. przedsięwzięcie Wojewody Podlaskiego w zakresie
udostępniania, wdrażania i utrzymania systemu do elektronicznego
zarządzania dokumentacją zwanego EZD PUW, autorstwa pracowników Biura
Informatyki Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, zyskuje
coraz większe zainteresowanie i uznanie wśród podmiotów realizujących
zadania publiczne. Wśród 277 partnerów znajdują się m.in. jednostki
centralnej administracji rządowej, administracji rządowej i samorządowej
w terenie, szkolnictwo wyższe, a także sądownictwo i szpitale. Z
systemu EZD PUW korzysta obecnie ponad 62 tysiące użytkowników.
Fundamentem prac wdrożeniowych i drogowskazem przy tworzeniu procedur
wewnętrznych są przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 r. nr 14, poz. 67). Podmioty
tworzące własne instrukcje kancelaryjne przygotowują je także w oparciu o
zapisy przedmiotowego rozporządzenia. Zapisy instrukcji kancelaryjnej
(IK) po raz pierwszy w historii administracji umożliwiły zatrzymanie
przekazania dokumentu papierowego na biurko prowadzącego sprawę i
rozpoczęcie dokumentowania spraw w postaci elektronicznej. Zapisy tego
rozporządzenia były w praktyce weryfikowane w Podlaskim Urzędzie
Wojewódzkim w Białymstoku (dalej: PUW) jeszcze w 2010 r. w ramach
pilotażowego projektu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Pierwsze doświadczenia w zakresie elektronicznego zarządzania
dokumentacją i zatrzymanie w składzie chronologicznym dokumentu
papierowego stanowiącego akta spraw dokumentowanych elektronicznie
potwierdziły zasadność tworzonych przepisów. Jednak praktyka, skala
wdrożeń, pojawiająca się problematyka i postępujący awans cyfrowy
administracji publicznej wskazują potrzebę nowelizacji ww. aktu prawnego
poprzez zmianę lub uszczegółowienie niektórych uregulowań.
Wątpliwości
interpretacyjne budzi zapis § 1 ust. 7 pkt 1 IK przewidujący zamianę
sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w toku ich
prowadzenia.
Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu
systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu
załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:
1)
zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w
aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w
sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo
2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do
zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek
powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację
nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były
dekretowane tylko elektronicznie.
Zgodnie z rekomendacją Zespołu
EZD PUW zasadne wydaje się jedynie postępowanie zgodnie z punktem 2),
czyli kontynuowanie kompletowania akt sprawy w jednej postaci, w
papierowej teczce aktowej, co zapewni łatwość w dostępie do wglądu akt
pracownikom w bieżącym prowadzeniu sprawy, a w przyszłości archiwistom.
W
przypadku dokumentowania spraw w postaci elektronicznej wszelka
dokumentacja napływająca do podmiotu lub w nim wytworzona w postaci
papierowej, stanowiąca akta spraw, powinna zostać umieszczona w składzie
chronologicznym i w takim układzie być przekazana do archiwum
zakładowego. Jak wskazuje praktyka, zarządzanie zasobem zgromadzonym w
zbiorach składu chronologicznego przy wykorzystaniu systemu EZD PUW jest
łatwe i przyjazne. Należy jednak zwrócić uwagę na szczególne
postępowanie z przesyłkami zawierającymi informacje niejawne,
przetwarzanymi na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie
informacji niejawnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1167), aktów
wykonawczych oraz dokumentów wewnętrznych opracowanych na podstawie
ustawy. W systemie EZD ewidencjonowany w rejestrze przesyłek jest
jedynie ich wpływ, a następnie, z pominięciem otwarcia koperty i
wykonania skanu dokumentu, wpływ przekazywany jest do kancelarii tajnej
lub innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej
za przetwarzanie materiałów niejawnych.
Praktyczne
problemy stwarza brak uregulowań w zakresie miejsca przechowywania
przesyłki wpływającej w postaci papierowej, która stanowi element akt
dwóch różnych spraw, przy czym jedna sprawa jest dokumentowana w sposób
tradycyjny, a druga w EZD. We wskazanym przypadku niezbędne będzie
sporządzenie kopii dokumentu papierowego. Pozostaje do rozstrzygnięcia,
gdzie przechowywać oryginał, a gdzie kopię. Możliwe do zastosowania w
tym przypadku mogłoby być kryterium wartości kategorii archiwalnej (kat.
arch.) spraw. Miejsce przechowywania oryginału (skład chronologiczny
lub teczka aktowa) ustalałoby się według kryterium, która sprawa
(papierowa czy elektroniczna) ma wyższą kat. arch. Może się jednak
zdarzyć, że sprawy papierowa i elektroniczna mają taką samą kat. arch. W
Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim skłaniamy się do umieszczania oryginału w
składzie chronologicznym.
[...]
Magdalena Sawicka jest kierownikiem Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje zespołem odpowiedzialnym za wdrażanie i rozwój jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.
Dorota Szymańska jest inspektorem wojewódzkim w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kieruje Help Deskiem PUW, zajmuje się rozwojem i wdrażaniem jednolitego systemu EZD PUW w administracji publicznej RP.
ICT Live 2018. 12-14 kwietnia 2018 r. w Centrum Targowo-Kongresowym...
II konferencja z cyklu Akademia CSIOZ. 15 grudnia w Warszawie...
Bezpieczeństwo informacyjne w obszarze cyberprzestrzeni. 23-24...
Jubileuszowe nagrody NEW@POLAND rozdane. W dziesiątej edycji...
RODO: Chmura przychodzi z pomocą . Rozporządzenie o Ochronie Danych...
Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej