Większość osób całkiem słusznie kojarzy skaner przede wszystkim z urządzeniem, za pomocą którego można zamienić papierowe odbitki zdjęć na postać cyfrową. W warunkach urzędu raczej nie będziemy przenosić analogowych fotografii do postaci cyfrowej. Wyjątkiem będą tutaj na przykład urzędowe archiwa zdjęciowe, które gromadzą dokumentację fotograficzną obiektów architektonicznych czy przechowujące zbiory fotografii historycznych. Jednak w tym wypadku do celów profesjonalnej archiwizacji zdjęć potrzebne są znacznie lepsze urządzenia niż typowe skanery biurowe. Do czego zatem może się przydać skaner w typowych warunkach biurowo-urzędowych?

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. Oprócz przenoszenia starych zdjęć, które np. można wykorzystać na urzędowej stronie WWW czy w kronice opisującej historię gminy, miasta lub powiatu, skaner może okazać się nieodzowny przy sporządzaniu raportów, dokumentacji przetargowej, różnych zestawień czy publikacji urzędowych. W takich sytuacjach bardzo często w dokumencie musimy zamieścić znajdujące się w książkach, specjalistycznych opracowaniach lub fachowych pismach wykresy bądź schematy obrazujące poruszany przez nas problem. Skaner równie dobrze sprawdzi się przy skanowaniu różnych map, np. sieci wodno-kanalizacyjnych, instalacji elektrycznych, telekomunikacyjnych czy też starej dokumentacji technicznej, których to nie mamy w postaci cyfrowej. Co więcej, zamiast przepisywać kilka kartek drukowanego tekstu, lepiej go zeskanować, a następnie zamienić na cyfrowy tekst, posługując się w tym celu programem typu OCR (Optical Character Recognition) służącym właśnie do rozpoznawania pisma.

Podłączony do komputera skaner wraz z drukarką lub działające niezależnie urządzenie wielofunkcyjne mogą też z powodzeniem zastąpić kserokopiarkę. Profesjonalne biurowe skanery pozwalają też na bardzo szybką i łatwą cyfryzację wielu dokumentów, w tym tabel. Wbudowane w nie oprogramowanie automatycznie zamienia skanowane dokumenty od razu na pliki PDF, HTML, DOC czy XLS. Co więcej, jeśli skaner jest wyposażony w automatyczny podajnik kartek, to do docelowego pliku od razu można automatycznie przenieść cały stos kartek, dosłownie naciskając jeden przycisk. Warto zatem przyjrzeć się, z jakich technologii korzystają skanery i jakie oferują funkcje - choćby po to, aby wybrać model najlepiej dopasowany do naszych urzędowych potrzeb. Uważając jednocześnie, by nie przepłacić - najtańsze i zarazem najprostsze urządzenia kosztują bowiem niewiele ponad 150-170 zł, a za profesjonalne modele biurowe zapłacić trzeba nawet ponad 5 tys. złotych.

Zacznijmy od interfejsu

Większość dostępnych w sklepach skanerów oraz urządzeń wielofunkcyjnych wyposażonych jest w złącze USB 2.0.

[...]

Autor jest niezależnym dziennikarzem zajmującym się propagowaniem nauki i techniki.