Kiedy zdecydujemy się już na zakup określonego systemu, wtedy należy sprawdzić, czy jego producent wdraża rozwiązanie samodzielnie, czy też współpracuje z innymi firmami. Z naszej perspektywy lepiej jest, gdy instalowaniem rozwiązania zajmuje się większa liczba podmiotów. Wynika to z tego, że kiedy dany "dostawca" przestanie spełniać nasze oczekiwania, mamy możliwość skorzystania z usług innego. Większa konkurencja wśród dystrybutorów zwiększa niezależność, gdyż w każdej chwili możemy go zmienić. Siłą rzeczy za konkurencją idzie wyższa jakość. Żaden z dostawców nie chce przecież stracić klienta. Pamiętajmy, że dany kontrahent powinien uzależnić nas od siebie najwyższą jakością świadczonej usługi, a nie tym, że jest producentem oprogramowania.

Wszystkie nasze działania muszą mieć na celu uświadomienie wytwórcy że jedynym argumentem dla urzędu za przedłużeniem umowy utrzymaniowej jest poziom świadczonych usług. Zapewni to dużo wyższy standard obsługi, przez co np. w wypadku awarii skróci się czas reakcji komórki serwisowej dystrybutora.

Umowa to podstawa!

Aby być niezależnym od konkretnego dostawcy, musimy przy podpisywaniu umowy wdrożeniowej i utrzymaniowej dopilnować, by znalazły się w niej odpowiednie zapisy. Pozwolą one zabezpieczyć interesy naszego urzędu. Bardzo ważne jest zatem jasne określenie zasad eksportu wszystkich danych zapisanych w formie XML. Przy negocjacjach skupmy się na ustaleniu terminów. Dzięki nim będziemy mogli stworzyć plan - krok po kroku - późniejszego importu informacji do nowego systemu. Poza tym będziemy w stanie wyegzekwować - określone w umowie - kary za ewentualne spóźnienia w realizacji wdrożenia.

Podczas negocjacji warto umieścić w porozumieniu sformułowanie mówiące o strukturze i zakresie eksportowanych danych. Bez takiego zapisu może zdarzyć się, że nie da się umieścić w nowym systemie zmodyfikowanych plików. Warto też zastrzec, że realizacja zamówienia ma się odbywać w dwóch etapach. Pierwszy z nich powinien służyć testom, natomiast drugi już właściwej migracji

Autorzy są członkami stowarzyszenia PEMI.