Warunkiem koniecznym do tego, by wdrożenie e-urzędu zakończyło się sukcesem, jest znalezienie odpowiedzi na pytanie "Czemu ma służyć takie rozwiązanie?". Oferowane na rynku systemy kosztują od kilku tysięcy do kilku milionów złotych. Dlatego by pieniądze zostały rozsądnie wydane, należy sprawdzić, czy dany system spełnia wszystkie nasze oczekiwania, czy nie da się go kupić za mniejszą kwotę, oraz należy jasno określić, czemu ma służyć wdrożenie e-urzędu. Dlatego zanim wydamy pieniądze na system, powinniśmy przeprowadzić odpowiednią analizę.

Analiza stanu

Na pewno należy zrezygnować z próby znalezienia systemu, który w 100% odzwierciedli np. proces obiegu papierowych dokumentów. Wnioski czy podania tradycyjne znacznie różnią się od tych elektronicznych. Dlatego też nie da się ich zmapować "jeden do jednego". Mimo to, wiele urzędów przyjmuje postawę: "Skoro mamy ustalone swoje procedury, to teraz chcemy narzędzie, które pozwoli na stosowanie ich w e-urzędzie". Stawiając takie warunki, niektóre jednostki budują swój system e-administracji niezgodnie z wieloma zasadami. Ponadto nietypowe rozwiązania kosztują dużo więcej niż te standardowe, a ich stworzenie zajmuje z reguły więcej czasu. Dostawca systemu będzie zmuszony podnieść cenę, by zrekompensować sobie straty, na które może zostać narażony.

Jeśli chcemy więc zaoszczędzić pieniądze, warto przeprowadzić precyzyjną analizę pracy urzędu. Uporządkowanie i ujednolicenie procedur, dostosowanie się do ogólnie przyjętych zasad pracy (JRWA, KPA, zasady zarządzania dokumentami i sprawami, numerowanie pism itp.) pozwoli uniknąć wielu nieprzyjemnych niespodzianek podczas wdrożenia. Może bowiem okazać się, że dany wydział nie może być zinformatyzowany, ponieważ obowiązujące w nim procedury w znacznym stopniu odbiegają od wszelkich standardów.