18 maja 2007 roku weszły w życie trzy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji normujące archiwizację dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, z dnia 2 listopada 2006 r. (DzU z 2006 r. nr 206, poz. 1519), poświęcone jest technicznym wymogom, jakie spełnić mają nośniki danych służące do archiwizacji dokumentacji elektronicznej, a zwłaszcza technicznemu sposobowi zapisu na nośniku. Sposób ten opisany jest w załączniku do rozporządzenia niezwykle szczegółowo - podane są nawet fragmenty kodu informatycznego, z jakiego mają składać się materiały przekazywane do archiwum państwowego. Stopień szczegółowości powyższego rozporządzenia czyni je aktem skierowanym raczej do twórców oprogramowania niż do użytkowników. Potencjalni użytkownicy oprogramowania powinni zaś kupować jedynie oprogramowanie zgodne z wymogami powołanego rozporządzenia.

Rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi z dnia 30 października 2006 r. (DzU z 2006 r. nr 206, poz. 1518, dalej: Rozporządzenie 1518) wskazuje, jak postępować z dokumentami elektronicznymi, jak je ewidencjonować, przechowywać, nadawać im kategorie archiwalne, zabezpieczać przed utratą, jak również opisuje czynności związane z brakowaniem dokumentacji i przekazywaniem jej do archiwów państwowych. Rozporządzenie to nie budzi poważniejszych wątpliwości, z wyjątkiem może przepisu statuującego jego zakres podmiotowy, i to w sposób analogiczny do zakresu podmiotowego Rozporządzenia w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych z dnia 30 października 2006 r. (DzU nr 206, poz. 1517, dalej: Rozporządzenia 1517). W § 1 napisano, że określa ono "niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych". Co ciekawe, wynikający z cytowanego przepisu zakres podmiotowy Rozporządzenia 1517 (analogiczny do zakresu podmiotowego Rozporządzenia 1518) jest daleko węższy od zakresu podmiotowego ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (DzU nr 38, poz. 173). Sytuacja ta jest wygodna dla jednostek, w których powstają materiały należące do narodowego zasobu archiwalnego, niewystępujących w zakresie podmiotowym Rozporządzeń 1517 i 1518. Jednocześnie, wybiegając myślą na wiele lat do przodu (a tak czynić powinni archiwiści), należy mieć obawy o porządek w materiałach archiwalnych wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego, które nie zostaną opisane w sposób przewidziany w Rozporządzeniu 1517.

Najważniejsze jest to, co niewidoczne

Zgodnie z Rozporządzeniem 1517 porządek w dokumentacji mają zapewnić dołączone do niej metadane, czyli według § 2.1 Rozporządzenia 1517: logicznie powiązane z dokumentem elektronicznym usystematyzowane informacje opisujące ten dokument, ułatwiające jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie.

[...]

Autor jest prawnikiem. Zajmuje się prawnymi aspektami informatyzacji publicznej i ochrony zdrowia. Jest współautorem komentarza do ustawy o podpisie elektronicznym.