W małej jednostce organizacyjnej stosunkowo łatwo jest zapanować nad liczbą i rodzajem sprzętu komputerowego oraz oprogramowania. Dla kilku stacji roboczych odpowiednie ewidencje można przecież prowadzić na papierze lub w przygotowanym nawet naprędce arkuszu kalkulacyjnym. W niewielkiej placówce szybko odnajdziemy przecież urządzenie z konkretną kartą graficzną albo sprawdzimy, czy wszyscy użytkownicy mają zapewnione licencje na wykorzystywane aplikacje. Jednak gdy nasza infrastruktura rozrośnie się lub gdy od początku mamy do czynienia z dużą liczbą stanowisk pracy, kontrolowanie komputerów pod tym względem staje się nie lada wyzwaniem.

To się w tabeli nie mieści

Jednorazowe sporządzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania metodą "na piechotę" nie jest zadaniem trudnym. Na pewno jest to żmudna praca, ale nawet przy kilku, a nawet kilkunastu komputerach w urzędzie wprawnemu informatykowi zajmie to najwyżej parę dni. Nie powinno być też problemu z odnalezieniem (np. w księgowości) licencji na posiadany software oraz przypisaniem ich do odpowiednich stanowisk. Sytuacja jednak nieco się komplikuje, gdy tego rodzaju zestawienia potrzebne są częściej niż raz, dwa razy do roku lub gdy pracownicy wykorzystują bardzo różnorodne aplikacje.

Częste aktualizowanie bazy sprzętu i oprogramowania wymaga dużych nakładów pracy oraz wiąże się niejednokrotnie z zajęciem przez administratora badanego stanowiska pracy. Niemało kłopotu przysparza też rozpoznanie właściwego typu licencji, szczególnie przy pakietach oprogramowania nabytych w różnych okresach. Sporym problemem są także krnąbrni użytkownicy, którzy czasami przynoszą do biura "swoje" narzędzia oraz pliki multimedialne. Dlatego też nawet w małych instytucjach w sporządzaniu audytu warto posiłkować się specjalnymi programami.

[...]

Autorka jest niezależnym dziennikarzem. Publikuje w prasie i Internecie.