Dotychczas funkcjonujący wewnętrzny portal informacyjny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (KPRM) obsługiwany był przez strony WWW. Służyły one do przekazywania informacji, ogłoszeń dla pracowników oraz umożliwiały pobieranie dokumentów czy formularzy. System ten nie był jednak narzędziem, które umożliwiłoby w urzędzie szeroką współpracę między departamentami. Pełnił on raczej rolę elektronicznej tablicy ogłoszeń, na której informatycy umieszczali otrzymane informacje, przeznaczone dla reszty pracowników. Portal był narzędziem "statycznym", niereagującym na dynamikę informacji - nie dawał możliwości swobodnego publikowania takich materiałów jak artykuły, dokumenty, galerie czy pliki.

W raporcie firmy IDC z kwietnia 2006 The Hidden Costs of Information Work znajdziemy informację o tym, że przeciętny pracownik poświęca ponad dziewięć godzin tygodniowo na poszukiwanie informacji niezbędnych do wykonania powierzonych mu zadań. Co więcej, ponad jedna trzecia czasu okazuje się kompletnie zmarnowana, ponieważ poszukiwania okazują się bezowocne.

W KPRM postanowiono rozwiązać ten problem, wdrażając narzędzie umożliwiające zarządzanie informacją wewnątrz Kancelarii. Chodziło o system, który pozwoliłby na szybki dostęp do kluczowych danych, niezbędnych przy podejmowaniu decyzji, ułatwiał dostęp do wiedzy bez względu na lokalizację użytkowników, usprawniał organizację pracy dzięki zintegrowanej informacji oraz zmniejszył koszty dystrybucji (np. poprzez obniżenie rachunków za papier).

Pomocny CMS

Wyłoniona w przetargu firma Bonair S.A. zbudowała portal korporacyjny w technologii Microsoft Office SharePoint Server 2007. O wyborze środowiska zdecydowała pełna kompatybilność systemu z wykorzystywanymi od dawna w KPRM aplikacjami biurowymi, takimi jak Word, Excel czy Outlook, oraz możliwość swobodnego rozbudowywania platformy o dodatkowe funkcjonalności.

[...]

Autor jest naczelnikiem Wydziału ds. Informatyki Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.