Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Artur Prasal

Udostępnianie pism cyfrowych

Dokumenty elektroniczne stanowią coraz większy wolumen wśród wszystkich dokumentów w urzędach administracji. Mimo to nadal pojawiają się obawy dotyczące utrudnień w ich udostępnianiu na żądanie osób fizycznych czy też organów kontroli.

Urzędy administracji publicznej zobowiązane są do przyjmowania przesyłek w postaci zarówno papierowej (tradycyjnej), jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wnoszone są głównie przez elektroniczną skrzynkę podawczą, pocztę elektroniczną lub na informatycznych nośnikach danych. Sposób przechowywania dokumentów elektronicznych wpływających do urzędu i z urzędu wysyłanych uzależniony jest od przyjętego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. W przypadku spraw dokumentowanych w systemie EZD dokumenty wpływające oraz dokumenty wychodzące są przechowywane w postaci tzw. naturalnych dokumentów elektronicznych. Natomiast dokumenty, które wpłynęły do urzędu w formie papierowej, są skanowane do systemu EZD i przechowywane w postaci zarówno oryginalnej (w składach chronologicznych, a następnie w archiwum zakładowym), jak i elektronicznej (skanu – elektronicznej kopii dokumentu papierowego).

Udostępnianie akt sprawy należy rozpatrywać w kilku aspektach: 1) udostępniania akt sprawy w postępowaniu administracyjnym/podatkowym; 2) udostępniania dokumentów w trybie dostępu do informacji publicznej; 3) udostępniania dokumentów w innych trybach – np. na żądanie podmiotów upoważnionych, organów kontroli, sądów itp.

Uprawnienie strony postępowania

Strona postępowania administracyjnego lub podatkowego ma – na podstawie art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1257 ze zm.; kpa) oraz art. 178 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 201 ze zm.; op) – prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów również po zakończeniu postępowania. Przepisy kpa i op nie wskazują jednak, w jaki sposób organ ma realizować prawo strony do sporządzania kopii dokumentacji. W przypadku dokumentacji papierowej najprostszym rozwiązaniem jest wykonanie kserokopii. Z kolei w przypadku dokumentacji zgromadzonej w systemie EZD (lub np. na nośnikach teleinformatycznych) przez kopię akt rozumieć należy kopię dokumentów elektronicznych lub ich wydruk.

Strona może działać osobiście, przez swojego przedstawiciela lub pełnomocnika. Dostępu do akt sprawy mogą również zażądać tzw. podmioty na prawach strony. Podmiotom tym przysługują wszystkie uprawnienia procesowe przewidziane dla strony, natomiast występują w cudzej sprawie i nie są one adresatem rozstrzygnięcia organu administracji publicznej. Wgląd do akt sprawy realizowany jest w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Celem jest zabezpieczenie przed ewentualnym zniszczeniem akt sprawy. Strona może też żądać uwierzytelnienia odpisów albo kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.

Udostępnianie dokumentów elektronicznych w systemie teleinformatycznym

W przypadku sprawy dokumentowanej w systemie EZD przepisy kpa i op przewidują również możliwość (ale nie obowiązek) udostępnienia akt w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2017 r., poz. 570). Oznacza to konieczność zastosowania profilu zaufanego ePUAP lub danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego (ewentualnie innych technologii identyfikacji elektronicznej w ramach wykorzystywanego systemu teleinformatycznego).

Udostępnienie akt zgromadzonych w systemie EZD można zrealizować w siedzibie organu np. poprzez utworzenie dedykowanego konta użytkownika w tym systemie i nadanie odpowiednich uprawnień (tylko do akt konkretnej sprawy, bez możliwości ich edycji czy usunięcia). Dopuszczalne jest również udostępnienie akt online – np. poprzez dedykowany portal czy serwis internetowy, do którego dane są „wystawiane” przez system EZD.

[...]

Autor jest absolwentem Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Jest pracownikiem Urzędu Miasta Łodzi. Zajmuje się prawnymi i organizacyjnymi aspektami informatyzacji administracji.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej