Obowiązkiem jednostki publicznej jest umożliwienie obywatelom i innym placówkom publicznym wymiany informacji przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej. Reguluje to art. 16 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2005 r., nr 64, poz. 565 z późn. zm.; dalej: ustawa o informatyzacji).

W formie elektronicznej

Jednostka administracji publicznej przyjmuje dokumenty za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej lub na informatycznych nośnikach danych. Oznacza to, że jeśli urzędu nie ograniczają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, może ustalić, że odbiera dokumenty elektroniczne tylko za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tylko na nośnikach danych albo w obu tych postaciach (oprócz oczywiście formy papierowej). Zarówno środki komunikacji elektronicznej, jak i nośniki danych, powinny umożliwiać zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru.

Elektroniczną skrzynką podawczą jest dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej, służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej za pomocą powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej. Mowa tu oczywiście o popularnej poczcie elektronicznej, komunikatorach internetowych, a także stosowanych w niektórych urzędach formularzach elektronicznych zamieszczonych na stronie WWW urzędu. Z reguły aby z nich korzystać, obywatel musi otrzymać wcześniej indywidualny login i hasło. Należy jednak pamiętać, że sposób komunikacji elektronicznej z urzędem jest ograniczany przez przepisy prawa

Autorka jest prawnikiem, doktorantką w Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego.