Wśród podawanych na urzędowych stronach danych kontaktowych coraz częściej obok numerów telefonów i adresów e-mail można znaleźć numer i nazwę użytkownika takich aplikacji jak Gadu-Gadu czy Skype.

Popularne wśród prywatnych użytkowników komunikatory internetowe na dobre wpisały się również w świat instytucji publicznych. W wielu urzędach i jednostkach administracji wśród danych kontaktowych obok numerów telefonów i adresów e-mail znajdują się numery i nazwy użytkowników takich aplikacji jak Skype czy Gadu-Gadu. Naturalne jest, że obywatele spędzający dużo czasu przed komputerami chcieliby coraz więcej spraw załatwiać drogą elektroniczną. Takie preferencje wyraźnie potwierdzają m.in. dane z ostatniego raportu "Internetowy Barometr ING", w którym widać, że przeszło 80% Polaków chciałoby móc załatwiać sprawy urzędowe przez Internet. Możliwość kontaktowania się z urzędnikiem za pomocą komunikatora w celu szybkiego uzyskania niezbędnych informacji i materiałów jest więc pożądana i potrzebna.

Możliwości komunikatorów coraz częściej wykorzystywane są też do usprawnienia pracy urzędu. W końcu nawet w niewielkich gminach większość codziennych spraw załatwiana jest za pomocą komputerów podłączonych do Sieci. O wiele łatwiej, szybciej i wygodniej jest wysłać krótką wiadomość czy odnośnik do dokumentu za pomocą komunikatora, niż próbować dodzwonić się do konkretnej osoby w danym dziale.

Otwarty protokół i darmowe aplikacje

Proste w obsłudze narzędzia, które usprawniają wykonywanie codziennych zadań, są zazwyczaj szybko akceptowane przez użytkowników. Z takim pozytywnym przyjęciem spotkało się m.in. pilotażowe wdrożenie wewnętrznego komunikatora w Urzędzie Miasta w Trzebini koło Krakowa. Korzysta z niego grupa urzędników, w tym dwoje zastępców burmistrza.

Zastosowane w urzędzie narzędzie do szybkiej komunikacji pomiędzy pracownikami wykorzystuje darmowe oprogramowanie oraz otwarty protokół komunikacji XMPP bazujący na języku XML (Extensible Messaging and Presence Protocol, dawniej Jabber; patrz: artykuł "W stałym kontakcie", s. 16). Na aplikację kliencką wybrano dystrybuowany na licencji GPL program Psi, którego oficjalne wersje dostępne są dla takich platform jak Windows, Mac OS X, Linux oraz inne systemy uniksowe. Aplikacja ta pozwala m.in. na obsługę kilku kont jednocześnie, szyfrowanie rozmów za pomocą kluczy OpenPGP oraz połączeń przy użyciu kluczy OpenSSL (SSL/TLS) oraz przesyłanie plików. Informatycy z Trzebini wykorzystali także bezpłatny serwer Jabberd2 oraz bazę danych PostgreSQL, działające pod kontrolą systemu Linux Debian. Aby maksymalnie ułatwić urzędnikom korzystanie z komunikatora oraz wykluczyć np. konieczność autoryzowania i dodawania do listy kontaktów kolejnych użytkowników, programiści przygotowali skrypty automatyzujące niezbędne działania. Wszystkie prace udało się wykonać w czasie około dwóch tygodni.

Dzięki zastosowaniu wspomnianych rozwiązań pracownik Urzędu Miasta w Trzebini natychmiast po uruchomieniu programu Psi ma do dyspozycji w pełni skonfigurowany komunikator internetowy z aktualną i pogrupowaną listą kontaktów. Aby wysyłać wiadomości do pojedynczych użytkowników lub grup, prowadzić konferencje oraz wymieniać się plikami, nie musi poznawać żadnych zagadnień technicznych związanych z działaniem komunikatora internetowego.

[...]

Autor jest niezależnym dziennikarzem i redaktorem. Od lat zajmuje się tematyką nowych technologii. Publikuje w magazynach branżowych i serwisach internetowych.