Komunikacja urzędnika z petentem za pośrednictwem komputera i odpowiedniego oprogramowania to rzeczywistość na dobre upowszechniająca się w realiach polskiej administracji publicznej. Z roku na rok rośnie liczba urzędów, które za pośrednictwem Internetu starają się wychodzić naprzeciw potrzebom petentów. Korzystając z dostępnych technologii oraz coraz bardziej powszechnego Internetu, możemy uprościć załatwienie wielu spraw, które wymagały dotąd odwiedzenia siedziby instytucji i spędzenia w kolejce zwykle niejednego kwadransa. W związku z postępującą informatyzacją i powstawaniem coraz większej liczby e-urzędów komunikatory internetowe, które jeszcze niedawno były "zwalczane" przez administratorów, dziś coraz częściej stają się narzędziem pozwalającym zaistnieć instytucjom w wirtualnej rzeczywistości.

Mimo wielu wygód i ułatwień wynikających z implementacji nowych usług w sieci naszej jednostki nie należy jednak zapominać, że w wielu instytucjach i firmach popularne komunikatory są z wielu ważnych powodów blokowane. Przy braku odpowiedniego nadzoru aprobata dla oficjalnego stosowania messengerów może się wymknąć spod kontroli i stać źródłem nadużyć. Kontrola ruchu sieciowego generowanego przez komunikatory może też okazać się dla administratora źródłem cennych informacji - choćby o popularności zaimplementowanych rozwiązań czy wykorzystywaniu ich zgodnie z przeznaczeniem.

Na swój sposób

Funkcjonalność większości komunikatorów jest bardzo do siebie podobna. Mimo to każdy działa w oparciu o indywidualny zestaw mechanizmów i reguł wymiany informacji, dzięki którym możemy prowadzić łączność głosową i (lub) tekstową z innymi użytkownikami. Jedne korzystają z powszechnie przyjętych w świecie standardów sieciowych, inne dysponują własnymi rozwiązaniami. Zanim więc wdrożymy w urzędzie którykolwiek z dostępnych komunikatorów sieciowych, powinniśmy zapoznać się z wymaganiami, jakie w stosunku do sieci ma dana aplikacja oraz jakie warunki musimy spełnić, by komunikacja za jego pośrednictwem była możliwie najefektywniejsza i nie stwarzała zagrożenia dla bezpieczeństwa informatycznego instytucji. O ile w zastosowaniach indywidualnych (np. prywatnych - w domu) instalację i uruchomienie typowego messengera może przeprowadzić nawet mało doświadczony użytkownik, to jego wdrożenie w urzędzie może wymagać pewnych zmian w konfiguracji sieci. Zwłaszcza wtedy, gdy istnieją ograniczenia ruchu wychodzącego. Choć specyfikacje techniczne dostępnych komunikatorów - szczególnie komercyjnych - nie są zbyt obszerne, to mając podstawową wiedzę o sposobie ich działania, łatwiej nam będzie wybrać tę najbardziej odpowiednią - nie tylko ze względu na charakterystykę pracy naszego urzędu, ale także na możliwości konfiguracji sieci.

Wiodący tercet

Pierwsze kroki na drodze do pełnej informatyzacji większości polskich urzędów i instytucji różnych szczebli mamy już za sobą. Dzięki temu możemy wyciągać pewne wnioski i dokonywać spostrzeżeń co do kierunków jej dalszego postępowania. Po kilku latach obecności komunikatorów internetowych jako oficjalnych kanałów informacyjnych różnych urzędów można zaobserwować, które z nich cieszą się największą popularnością i uznaniem. Ponieważ wdrażanie komunikatorów ma na celu ułatwienie interesantom wirtualne dotarcie do urzędów, to bogata gama dostępnych aplikacji niemal siłą rzeczy musi być zawężona do tych, którymi najchętniej posługują się polscy internauci. Tym sposobem w urzędach wdrażane są najchętniej i najczęściej rodzime Gadu-Gadu, Skype i, niestety, trochę rzadziej - Jabber. Aplikacje te znane są z codziennego użytku nie tylko większości petentów, ale też samym urzędnikom, którzy dzięki nim dostępni są w Sieci "na kliknięcie myszy".

[...]

Autor jest administratorem w Centrum Badań Kosmicznych PAN w Warszawie.