Nowe technologie nareszcie mają większą szansę stworzyć lepszy fundament funkcjonowania polskiej administracji. Coraz więcej jest realnych okazji (także tych budżetowych), by podnosić poziom nie tylko zasobów informatycznych, ale i jakość pracy urzędów. Dostrzegają to nie tylko dostawcy usług i produktów IT, ale przede wszystkim zwykli obywatele, świadomi, czego mają prawo oczekiwać w tzw. okienku urzędnika.

Najpierw jakość, potem technologia

Twierdzenie, że najnowsze technologie nie załatwią wszystkiego, nie jest odkrywcze. Można tylko dodać, że na nic zdadzą się nowoczesne rozwiązania techniczne, jeśli wydziały informatyki będą źle pracowały. Trzeba więc "się zbadać". I nie jest to żadna "palikotka", czyli sugestia, że "ktoś ma jakieś kłopoty zdrowotne". To próba zwrócenia uwagi na coś, co może być dla administracji ogromną szansą.

Zidentyfikowanie słabych i mocnych stron organizacji pozwala ustalić strategię działania w bliższej oraz dalszej perspektywie. Niezwykle istotny jest bowiem zrównoważony rozwój poszczególnych procesów, których efektywność w dużej mierze zależy od otoczenia i współdziałania z innymi procesami ściśle zazębiającymi się ze sobą. Bardzo dobrze rozumieją to osoby odpowiedzialne za zarządzanie informatyką, np. w Urzędzie Miasta Bydgoszczy, które zdecydowały o wykorzystaniu nie tylko standardu zarządzania projektami PRINCE2, ale również komplementarnego standardu zarządzania utrzymaniem ITIL (Information Technology Infrastructure Library).

Korzyści dla administracji

Do badania dojrzałości można wykorzystać różne narzędzia i metody, zarówno te "domowe", jak i bardziej profesjonalne. Dla administracji ważne jest, aby przegląd dojrzałości był wykonywany obiektywnie, co w praktyce oznacza audyt zewnętrzny, a z drugiej strony - daje możliwość porównania wyników z tymi, które osiągają inne jednostki administracji w Polsce. Przegląd dojrzałości pozwala dyrektorowi działu IT stwierdzić, w jakim miejscu rozwoju znajduje się obecnie jego organizacja i co konkretnie powinien robić, aby doskonalić swoje procesy. Dodatkowym efektem jest zaangażowanie zespołu w proces badania, a przez to podnoszenie świadomości osób, które przecież mają wpływ na doskonalenie procesów zarządzania (rodzaj "warsztatu na żywo").

Co trzeba zrobić

Są dwie możliwości wykonania badania dojrzałości - można je zrealizować samodzielnie, np. za pomocą narzędzia dostępnego online, lub z udziałem doświadczonego audytora. Ta druga opcja z pewnością jest droższa, jednak ma istotne zalety, jak chociażby większy obiektywizm i możliwość otrzymania dodatkowych rekomendacji w zakresie usunięcia przeszkód czy dalszego rozwoju.

[...]

Autor ma dziesięcioletnie doświadczenie dziennikarskie, zajmował się także działaniami public relations. Był redaktorem naczelnym jednego z czasopism skierowanych do kadry menedżerskiej IT.