Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Agnieszka Łajkowska

Transparentność pracy w systemie EZD

Transparentność działania urzędów od lat elektryzuje opinię publiczną. Wdrożenie w podmiocie systemu klasy EZD zapewnia przejrzystość obiegu dokumentacji i pozwala na monitorowanie obciążenia pracą poszczególnych komórek organizacyjnych.

Wersjonowanie dokumentów w systemie EZD PUW.

System EZD pozwala na monitorowanie pracy poszczególnych komórek organizacyjnych, konkretnych pracowników, a także na weryfikację prawidłowości i terminowości czynności przez nich podejmowanych. Tym samym ułatwia kadrze kierowniczej skuteczne zarządzanie jednostką, a pośrednio także kształtuje pozytywny wizerunek instytucji w przestrzeni publicznej.

System do elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (EZD PUW) stanowi narzędzie wprowadzające nową jakość funkcjonowania administracji publicznej poprzez m.in. dokumentowanie spraw w postaci elektronicznej, a tym samym sukcesywne redukowanie papierowych teczek aktowych. System stanowi również pomocnicze narzędzie do prowadzenia spraw w postaci tradycyjnej, dzięki temu całość lub znaczna części akt spraw kompletowanych przez pracowników urzędów w ramach prowadzonych postępowań jest odwzorowana nie tylko w teczkach aktowych, ale dodatkowo w systemie teleinformatycznym. Takie rozwiązanie daje liczne korzyści, z których niezwykle ważną jest transparentność działania administracji w związku z załatwianymi sprawami.

Wpływ dokumentu

Przedstawiciele instytucji, które rozpoczynają swoją „przygodę” z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją, w pierwszym etapie implementacji systemu EZD PUW odbierają ten proces negatywnie, jako narzędzie inwigilacji i infiltracji codziennej pracy urzędnika. Założenie to jest jednak błędne. Odpowiednie przygotowanie instytucji do wdrożenia systemu, rzetelnie opracowane procedury wewnętrzne, a przede wszystkim bieżąca praca w systemie poszczególnych użytkowników zawsze działają na korzyść pracowników. To od specyfiki podmiotu i osób w nim pracujących zależy, w jakim stopniu wiedza dostarczana przez system EZD zostanie wykorzystana, aby podnieść jakość świadczonych usług oraz zapewnić użytkownikom poczucie sprawczości i autokontroli w ramach wykonywanych zadań. Docelowo (potrzeba na to czasu) referenci prowadzący sprawy również przekonują się do tego rozwiązania, dostrzegając zalety pracy w systemie EZD, który nie tylko ułatwia wykonywanie czynności merytoryczno-technicznych, ale też na każdym etapie realizacji sprawy dostarcza odpowiedzi na pytania dotyczące obiegu dokumentacji oraz postępowania prowadzonego w systemie.

Już sama ewidencja przesyłki wpływającej do podmiotu poddana jest szczegółowemu opisowi. W systemie EZD PUW odnotowywane są zarówno metadane dokumentu, jak i dane osoby ewidencjonującej przesyłkę w centralnym rejestrze przesyłek wpływających (rpw). Jeśli dokument trafia na elektroniczną skrzynkę podawczą (esp) podmiotu, jest on automatycznie rejestrowany w systemie EZD PUW. Nie ma znaczenia, czy jest to środek tygodnia, piątkowy wieczór czy niedzielne popołudnie. Odpowiednio skonfigurowany system nie tylko pobiera dostępne na platformie ePUAP dane nadawcy, ale odnotowuje również dokładną datę i godzinę wpływu do urzędu. Jest to ważne z punktu widzenia terminowości załatwienia sprawy. Ustalenie terminu realizacji sprawy zależy bowiem od daty wpływu dokumentu do jednostki, który jest podstawą wszczęcia sprawy, a nie od momentu wskazania pracownika prowadzącego sprawę.

Proces wytwarzania dokumentacji

Kompletowanie akt sprawy w trakcie jej załatwiania wymaga tworzenia projektów pism, które po uzyskaniu akceptacji osób do tego upoważnionych zostają ostatecznie podpisane podpisem elektronicznym. Użytkownik systemu, tworząc odpowiedź na pismo wpływające lub pismo inicjujące sprawę, ma możliwość wykorzystania do tego celu specjalnie wbudowanych szablonów dokumentów. Dzięki takiemu rozwiązaniu pisma wytwarzane w danym podmiocie posiadają jednolity układ graficzny, formaty zawartości oraz przykładową/wzorcową treść, dostosowaną do potrzeb pracowników z poszczególnych komórek organizacyjnych.

[...]

Autorka jest starszym referentem w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Na co dzień udziela wsparcia w zakresie obsługi systemu EZD PUW.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej