Na drodze do informatyzacji polskich instytucji od dawna stały regulacje ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (DzU z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej: kpa), w której uregulowano m.in. sposób wnoszenia, wydawania i doręczania pism z i do urzędów. Ten akt prawny odnosił się przede wszystkim do dokumentów sporządzonych na papierze i nie sprostał oczekiwaniom elektronicznej administracji. Razem z nowelizacją ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: uinf) postanowiono zatem również zmienić kilka przepisów kpa.

Nie tylko pisemnie

Znowelizowano między innymi art. 14 § 1 kpa statuujący zasadę pisemności postępowania administracyjnego. Dotychczas przepis ten stanowił, że "Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej", po nowelizacji treść przepisu jest następująca:

Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.

Nadal więc można załatwiać sprawy w formie pisemnej, pojawił się jednak nowy sposób załatwiania spraw - w formie dokumentu elektronicznego. Pozytywnie należy oceniać fakt umieszczenia w przepisie klauzuli odsyłającej do definicji dokumentu elektronicznego w ustawie o informatyzacji. Niestety, tworząc tak prosty przepis, nie ustrzeżono się przed wprowadzeniem do niego unormowania, które może być źródłem wielu kłopotów. Otóż wolno załatwiać sprawy w formie dokumentu elektronicznego, ale dokumentu elektronicznego doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Z innych przepisów kpa wynika, że środkiem komunikacji elektronicznej może być tu tylko elektroniczna skrzynka podawcza, czy to w systemie ePUAP, czy inna. Nic nie stało na przeszkodzie by napisać w przepisie o doręczaniu za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, nie zaś za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Przyczyniłoby się to do większej spójności przepisów.

Na podstawie omawianego przepisu dokument elektroniczny doręcza się środkami komunikacji elektronicznej. Współbrzmi to ze znowelizowanym art. 391 kpa, omówionym poniżej, jednak treść znowelizowanego art. 14 § 1 kpa nasuwa przypuszczenie, że jego autor nie zapoznał się z treścią art. 46 kpa, ze szczególnym uwzględnieniem dodanego § 4. Artykuł 46 § 4 kpa stanowi bowiem, że:

W celu doręczenia dokumentu w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej, z zastrzeżeniem § 6, przesyła na adres elektroniczny adresata informację zawierającą:

1. wskazanie, że adresat może odebrać dokument w formie dokumentu elektronicznego;
2. wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać dokument i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia dokumentu;
3. pouczenie dotyczące sposobu odbioru dokumentu, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Z cytowanego przepisu wynika, że pierwszą czynnością dokonaną przez organ administracji publicznej w celu doręczenia dokumentu elektronicznego jest przesłanie na adres elektroniczny adresata informacji, w której opisane jest, że adresat może odebrać dokument i co adresat uczynić powinien, by ów dokument odebrać. Adresat może następnie pobrać dokument pod wskazanym w informacji adresem elektronicznym, pod którym powinien również dokonać potwierdzenia doręczenia dokumentu.

[...]

Jakub Rzymowski jest prawnikiem. Zajmuje się prawnymi aspektami informatyzacji publicznej i ochrony zdrowia. Jest współautorem komentarza do ustawy o podpisie elektronicznym.

Zbigniew Promiński jest informatykiem w jednostce administracji publicznej. Zajmuje się analizą funkcjonalną i techniczną rozwiązań informatycznych.