Miesięcznik informatyków i menedżerów IT sektora publicznego

Katarzyna Bielińska

Cyfrowa twarz Małopolski

Platforma Cyfrowa Małopolska skupiła 196 urzędów gminnych i powiatowych regionu, dając im możliwość udostępnienia klientom wszystkich swoich procedur. Za pomocą tego narzędzia Małopolanie mogą dziś załatwić zdalnie blisko 130 spraw.

Dzięki wdrożeniu Cyfrowej Małopolski mieszkańcy regionu zyskali możliwość zainicjowania lub realizacji przez internet całkiem nowych usług urzędowych.

Cyfrowa Małopolska (CM) jest kontynuacją systemu Cyfrowy Urząd, który funkcjonował od roku 2004 w portalu Wrota Małopolski, prowadzonym przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego (UMWM). Głównym impulsem do stworzenia odrębnego portalu były zmieniające się przepisy prawa w zakresie doręczeń elektronicznych oraz konieczność dostosowania systemu do standardów ogólnopolskich w zakresie elektronizacji procedur. – Zależało nam również na modyfikacji katalogu usług w taki sposób, aby interesant, który nie jest bliżej zaznajomiony ze strukturą administracji oraz jej zasobami informacyjnymi, miał możliwość dotarcia do właściwych – terytorialnie i przedmiotowo – usług publicznych i instytucji – mówi Łukasz Łakomski, dyrektor Biura Cyfryzacji UMWM.

Przyjazny e-urząd

Tak właśnie się stało. Internetowa platforma (cyfrowamalopolska.pl) umożliwia mieszkańcom Małopolski korzystanie z usług elektronicznych udostępnianych przez większość urzędów administracji publicznej regionu. Mogą oni za pośrednictwem cyfrowego urzędu załatwić zdalnie 128 spraw dotyczących m.in. komunikacji, budownictwa, transportu, podatków, kwestii obywatelskich i meldunkowych. Platforma w przyjazny sposób umożliwia korespondencję z urzędami, pozwala też na realizację niezbędnych płatności za usługi drogą elektroniczną. Cyfrowa Małopolska jest w pełni zintegrowana z ogólnopolskim systemem ePUAP – wykorzystuje ustandaryzowane wzory procedur elektronicznych, a także umożliwia użycie profilu zaufanego ePUAP do podpisywania dokumentów. Serwis został skonstruowany tak, aby w prosty sposób ułatwić klientom dotarcie do określonych spraw urzędowych, czemu służą sprawnie działająca wyszukiwarka usług i przejrzysty podział usług na kategorie.

Prace koncepcyjne nad projektem rozpoczęły się już w 2010 roku. Wtedy to pracownicy Wydziału Społeczeństwa Informacyjnego UMWM złożyli do Instytucji Zarządzającej Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007–2013 wniosek aplikacyjny projektu „Rozwój dostępu do usług elektronicznych w Małopolsce”. Kolejnym krokiem było opracowanie studium wykonalności projektu, a następnie wybór doradcy technologicznego, którym została firma Softtutor. Jej zadaniem było opracowanie koncepcji architektury i struktury całego systemu. Stworzona w ten sposób dokumentacja techniczna została wykorzystana do opracowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia systemu. W 2012 r. w wyniku postępowania przetargowego wyłoniony został wykonawca wdrożenia, firma Madkom S.A., która – na bazie potrzeb przedstawionych przez pracowników Wydziału Społeczeństwa Informacyjnego – opracowała i wdrożyła autorskie oprogramowanie, umożliwiające zarządzanie platformą od strony back office oraz pozwalające na działanie warstwy klienckiej. Oficjalne uruchomienie systemu dla mieszkańców Małopolski nastąpiło w 2014 roku. 

Do tego, by możliwa była budowa nowych funkcji oraz poszerzenie kręgu podmiotów korzystających z ulepszonego narzędzia, niezbędna była zmiana platformy informatycznej na nowszą. W ramach wdrożenia systemu CM UMWM został wyposażony w nowe serwery i stacje robocze, a także oprogramowanie narzędziowe i wirtualizujące oraz aplikacje zapewniające bezpieczeństwo danych. Ważnym elementem procesu wdrożeniowego były testy akceptacyjne. – Przeprowadziliśmy testy jakościowe oraz wydajnościowe i na ich podstawie usunęliśmy wykryte nieprawidłowości jeszcze przed wdrożeniem i oficjalnym uruchomieniem systemu – mówi Łukasz Świerzewski, administrator CM z Biura Cyfryzacji UMWM.

Praca nad formularzami

Najbardziej czasochłonnym i najtrudniejszym etapem wdrożenia okazał się proces elektronizacji procedur, czyli tworzenia dla danej procedury formularza elektronicznego, za pomocą którego możliwe było wygenerowanie e-dokumentu zgodnego ze standardami i przepisami prawa. Jak podkreślają pracownicy UMWM, największym wyzwaniem była koordynacja pracy nad wzorami formularzy – ustalenie samej formy dokumentu (jakie ma obejmować pola, w jakim układzie, jakie dane są w nim niezbędne), konsultacja z pracownikami, którzy od strony merytorycznej realizowali konkretne urzędowe sprawy, oraz oczywiście doradztwo prawne, czyli sprawdzenie, czy formularz jest zgodny z wymogami prawa. Niezbędnym elementem była również weryfikacja, czy dokument spełnia wymogi techniczne (np. ma poprawną strukturę XML-ową). – W części przypadków musieliśmy poczekać z elektronizacją danej procedury na zmiany legislacyjne, które umożliwiały np. przesyłanie załączników do danego formularza – wspomina Świerzewski. Aby stworzyć formularze w największym stopniu uniwersalne, które będą użyteczne dla większości podmiotów w regionie, pracownicy UMWM konsultowali opracowane wzory z wybranymi urzędami powiatowymi i gminnymi. Dzięki temu, że prace nad wdrożeniem CM zbiegły się w czasie z projektem UEPA (Upraszczanie Elektronizacji Procedur Administracyjnych), realizowanym przez Ministerstwo Rozwoju, twórcy CM w części przypadków mogli skorzystać z gotowych formularzy zaprojektowanych w ramach tego projektu (np. dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą). – Opracowane formularze e-usług zgłaszaliśmy do Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych przy Ministerstwie Cyfryzacji, gdzie odbywała się ich weryfikacja – wyjaśnia Świerzewski. Był to proces dość czasochłonny – na akceptację wzorów trzeba było w niektórych przypadkach czekać nawet kilka miesięcy.

[...]

Autorka jest dziennikarką specjalizującą się w zagadnieniach IT.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma. Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.
 
 

Polecamy

Biblioteka Informacja Publiczna

Specjalistyczne publikacje książkowe dla pracowników administracji publicznej

więcej