Jednym z częściej spotykanych uzasadnień wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach jest obowiązek informowania w Biuletynie Informacji Publicznej o stanie załatwiania spraw. Rzeczywiście, powinność ta zachęca do wprowadzania e-obiegu. Dysponując tym systemem, stosunkowo łatwo udostępnić interesantom informację o tym, czy ich sprawa została przyjęta, jeszcze jest rozpatrywana czy też została już załatwiona. Wydawałoby się, że wyposażenie strony podmiotowej w funkcjonalność pozwalającą na przekazanie odpowiedzi na te zapytania wystarcza. Niestety, lektura ustawy o dostępie do informacji publicznej (DzU z 2001 r. nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) - zwanej dalej udip - skłania do odmiennych wniosków.

Udostępnianie informacji

Obowiązek udostępniania informacji publicznej w BIP-ie wynika z art. 8 ust. 2 udip. To, jakie dane powinny być zamieszczane na stronach podmiotowych Biuletynu, określono w art. 8 ust. 3, który odsyła do art. 6 tego samego aktu prawnego. Są tu wymienione różne kategorie informacji, które podmioty publiczne muszą udostępnić: m.in. o swojej organizacji, kompetencjach, majątku itp. Większość zobowiązanych z lepszym lub gorszym skutkiem stara się publikować te dane na stronie Biuletynu. Coraz rzadziej można spotkać w tym miejscu zakładki odwołujące do podstron, na których nie ma wymaganych przez ustawodawcę informacji. Oczywiście, takie braki mogą i powinny zostać uzupełnione - na pewno jest to wykonalne.

Czy jednak wykazując maksimum chęci, uwagi i pracy, można w urzędzie stworzyć stronę podmiotową, która spełniałaby wszystkie warunki postawione przez ustawodawcę? Uważna lektura art. 6 ust. 1 pkt 3e udip budzi w tym względzie niepokój. Przepis ten stanowi bowiem, że "Udostępnieniu podlega informacja publiczna (...) o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania". Jak wskazuje praktyka, unormowanie to jest odczytywane bardzo niedokładnie. Znakomita większość, jeżeli nie wszystkie podmioty publiczne, informują w BIP-ie wyłącznie o stanie załatwiania lub rozstrzygania spraw, w różny zresztą sposób.

Na różne sposoby

Bardzo często na stronach podmiotowych Biuletynu umieszczane są specjalne wyszukiwarki, za pomocą których po wpisaniu znaku sprawy lub specjalnie nadanego w tym celu identyfikatora można otrzymać informację o tym, czy sprawa została przyjęta, czy jeszcze jest rozpatrywana, czy też już została załatwiona.

Inną metodą jest zamieszczenie na stronie podmiotowej numerów telefonów, pod które należy dzwonić, by uzyskać informację. Jest to sposób bardzo prosty, lecz budzący wątpliwości prawne. Jego stosowanie godzi bowiem w sens tworzenia Biuletynu Informacji Publicznej i bezwnioskowy tryb jej udostępniania. Tym niemniej - metoda ta jest spotykana. W ten sposób można zresztą także informować o kolejności załatwiania lub rozstrzygania spraw. Sprawdzenie, czy rzeczywiście podmioty korzystają z tej możliwości, wymagałoby przeprowadzenia badania ankietowego.

Nawet jednak nie dysponując jego wynikiem, można stwierdzić, że - jak pokazuje praktyka - przygotowanie informacji o kolejności załatwiania i rozstrzygania spraw jest zadaniem dość trudnym. Niestety, polski ustawodawca zdecydował się wprowadzić realizację tego obowiązku za pośrednictwem strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej. Jest to równoznaczne z koniecznością ciągłego monitorowania przebiegu wszystkich postępowań prowadzonych w urzędzie.

[...]

Autor jest prawnikiem. Zajmuje się prawnymi aspektami informatyzacji publicznej i ochrony zdrowia. Jest współautorem komentarza do ustawy o podpisie elektronicznym.